বিজনেস ডকুমেন্টস বা ব্যবসার নথির কথা ভাবছেন?

বিজনেস ডকুমেন্টস বা ব্যবসার নথির কথা ভাবছেন?
জাহাঙ্গীর আলম শোভন

যেকোনো ব্যবসায়িক উদ্যোগের শুরুতেই কি ডকুমেন্টস প্রয়োজন হয়। নাকি এটা একটা গোছানো পর্যায় গেলে। বিভিন্ন সময়ে উদ্যোক্তারা এই প্রশ্নটি করেছেন। তারা আসলে জানতে চান তারা যিনি যে পর্যায়ে আছেন তিনি সে পর্যায়ে ডকুমেন্টশান বা নথিভূক্ত না করে ভুল করছেন কিনা? অথবা ঠিক সে পর্যায়ে কোন নথিটি তারই জরুরী ভিত্তিতি রাখা উচিৎ।
যদি প্রথাগতভাবে এই প্রশ্নের উত্তর দিতে হয় তাহলে বলতে হবে। যেকোনো কাজই লিখিত থাকা উচিত। কারণ কোনো কিছুই মৌখিক স্মৃতিশক্তি নির্ভর হওয়া উচিৎ নয়। আর যদি উদ্যোক্তাদের পছন্দের উত্তর দিতে হয়। তাহলে বলতে হবে। যখন আপনি যেটা মনে করেন তখনি সেটা মেনটেন করেন তাতেই চলবে পরিস্থিতি অনুসারে সিদ্ধান্ত নিবেন। সেটা ভাল হবে। এটা শুনলে অনেকে খুশি হোন। এর কারণ হলো কিছু কনফিউজড বা দ্বীনান্বিত উদ্যোক্তা থাকবেন।

দ্বীধাগুলো এরকম
১. ব্যবসা করবো, নাকি অন্য কিছু ভাল চাকরী পেলে আর ব্যবসার অনিশ্চয়তায় যেতে হতো না। প্রকৃত প্রস্তাবে যিনি চিন্তার দিক থেকে এই পর্যায়ে তিনি উদ্যোক্তা নন।
২. এখন শুরু করব নাকি আরো পরে শুরু করবো ? কোথা থেকে শুরু করব?
৩. কোন পণ্য দিয়ে করব? পুঁজি খাটাবো নাকি খাটাবোনা
৪. দোকান নেব নাকি অনলাইনে করব
৫. অনেকগুলো আইডিয়া আছে? কোন রেখে কোনটা করব?

মজার ব্যাপার হলো। খুশি করার উত্তরে যদি বলা হয়। আপনি কাজ শুরু করে দেন। তারপর কখন কোনটা লাগবে নিজেই বুঝবেন। বা যখন যেটার প্রয়োজন বোধ করবেন তখন সেটা করে ফেলবেন। তখন সবাই এটা নিয়ে টেনশন করা বাদ দেয়। কাজে মন দেয়। এটা খুব ভাল একটা ব্যাপার আমিও বলি যে কোনো কিছুর অভাব বোধ থেকে কোনো কাজ শুরু করা থেকে বিরত থাকার চেয়ে নিজের হাতের কাছে যে সম্পদ আছে সেটা নিয়ে ব্যবসাটা শুরু করাটাই উত্তম।

তাহলেতো এটাই ভাল। অবশ্যই ভাল। যদি সবকিছু যেভাবে প্লান করেছেন সেভাবে চলে। আপনার আগে থেকে ডকুমেন্টস খুব ভালভাবে ম্যানেজ করা কতটা জরুরী সেটা আপনি তখন বুঝেন। যখন আপনি দেখান যে আপনার ব্যবসাটা ৫ বছরের পুরনো কিন্তু আয়ব্যয়ের হিসেব াছে ২ বছরের অথবা ব্যাংক একাউন্ট মাত্র ৩ বছরের।
অথবা তিনি দেখেন যে, সব টাকা যদি ব্যাংকে লেনদেন করে তথ্য রাখতেন তাহলে আজ ব্যবসাটা বড়ো করার জন্য একটা লোনের আবেদন করতে পারতেন। এমনি নানা বিষয় তখন সামনে আসে তখন মনে হয় ডকুমেন্টস গুলো রাখলে ভাল হতো।
ঊা অনেক প্লান পরিকল্পনার কথা মাথা থেকে হারিয়ে গেলে আফসোস লাগে এটা মনে হয় লিখে রাখলে ভাল হয়।

তবুও আমরা বিষয়গুলো পয়েন্ট টু পয়েন্ট একটু ধরার চেষ্টা করি।

মানার আগে জানা ভাল
ঠিক তাই। আরো সহজ করে বললে মানতে হলে জানতে হবে। মানে আপনি কি কি ডকুমেন্টস বা নথি রাখবেন। সেখানে কোন তথ্য কিভাবে লিপিবদ্ধ করবেন তার কাঠামো কি হবে। এসব জিনিস যদি সঠিকভাবে করতে হয়। তাহলেতো জানতে হবে। কারণ আমাদের শিক্ষাক্রমে ঠিক যেভাবে বিষয়গুলো আছে অনেকক্ষেত্রে বাস্তবের বিষয়গুলো তেমন নয়। তাই কেউ আগে যদি চাকরী বা ব্যবসা করার অভিজ্ঞতা না থাকে তাহলে তৃতীয় সূত্র বই কিংবা পরামর্শ, ইউটিউব কিংবা গুগলই ভরসা। তবে আপনাদেরকে এই বইতে বিষয়গুলো উদাহরণসহ সহজ ভাষায় বুঝিয়ে বলতে চেষ্টাই করব।

পরিকল্পনা হওয়া চাই লিখিত
আগের কথায় ফিরে আসলাম। মাথায় যখন যে বুদ্ধি আসে। লিখে রাখা ভাল। একটা বুদ্ধি খাতা বা আইডিয়া নোট বই কিংবা গুগলড্রাইভে। সেগুলো কয়েকদিন পর পর রিভিউ করলে নতুন ভাবনার সাথে পুরনো ভাবনার পর্যালোচনা করা যায়। অন্তত ব্যবসার পরিকল্পনা যখন চ’ড়ান্ত করেছেন তখন যেন সে পরিকল্পনা লিখিত হয়। থাকতে পারে ব্যবসায়ের পরিকল্পনা লেখার কোনো পদ্ধতি বা ফরম্যাট। আপনার নিজের জন্য যখন নিজের পরিকল্পনাটি লিখবেন তখন সেটি কোনো ফরম্যাটের জন্য বসে না থেকে নিজের মতো করে লিখে ফেলা ভাল।
তবে অবশ্যই সেটা কোনো চিঠির মতো হবেনা। সেটা একটা সংক্ষিপ্ত কাঠামোতেও হতে পারে। আমরা বইয়ের ভেতরে এরকম বিভিন্ন কাঠামোর সাথে পরিচিত হবো।

ডকুমেন্টস সংরক্ষণের বিকল্প নেই
সঠিকভাবে সংরক্ষিত না হলে আমরা অনেক কিছুই ভুলে যেতেপারে। সসন্তান তার সব সন্তানের জন্মতারিখ ভুলে যেতে পারেন। দেনা পাওনার হিসেবের জন্য লাগে। কোনো ওয়াদা বিশেষ কিছু। আমরা এমন অনেক কিছু ভুলে যাই সেটা যে যে ভুলে যাই। সেটাও ভুলে যাই।
আর কিছু না হোক ব্যবসার আইডিয়া। বিভিন্ন তথ্য। সূত্র, যেমন যেসব ব্যক্তি ও প্রতিষ্ঠানকে এই কাজে দরকার হবে তাদের যোগাযোগ তথ্য।

তথ্যই হলো প্রাণ
তথ্যের কথাই বলছিলাম। তথ্যই হলো প্রমাণ। শুধু আদালতে স্বাক্ষ্যপ্রমাণ নয়। আমরা কখন কি ভাবনা ভেবেছি তার পেছনে কি তথ্য ছিল তারই প্রমাণ হলো তথ্য। আমি একসময় পেপার কাইটিং সংগ্রহে রাখতাম। তখন আমার প্রতিটি বিষয়ের আলাদা আলাদা ফাইল থাকতো আর আমি সে ফাইলে বিষয়ভিত্তিক পেপার কাটিং গুলো রাখতাম। সে বিষয়ে লেখার সময় সেগুলো কাজে দিত।
আর আলাদা আলাদা খাতায় বিজ্ঝাপন গুলো সেঁটে রাখতাম। যেগুলো আমার প্রয়োজন হতো। তারপর খাতা বের করে যখন যে কোম্পানীর সেবার প্রয়োজন হতো যখন তাদের কল দিতাম। এটা ইন্টারনেট পর্যাপ্ত না হওয়ার আগের যুগের কথা বলছি। ইন্টারনেট পর্যাপ্ত হওয়ার পর অনেক কিছুই ফেলে দিয়েছি। কারণ এগুলো নেটে সার্চ দিলে পাওয়া যায়। কিন্তু নেটে আমি কি লিখে সার্চ দেব। সেটাও অনেক সময় বুঝতে পারি না। এখন মনে হয় ফাইলগুলো থাকলে ভাল হতো। যাদের ওয়েবসাইট নেই তাদের নাম লিখে ফেসবুকে সার্চ দিলে মনে হয় সহজে খুজে পাওয়া যেত।

উদ্যোক্তার মাইন্ড সেট
ঈুরনো কথা। কথাটা এত দামী বার বার বললেও পুরনো হয়না। একজন উদ্যোক্তার মনোদৃঢ়তা খুব গুরুত্বপূর্ণ। পৃথিবীতে এমন সব বড় বড় উদ্যোক্তা রয়েছেন তারা সে কাজটির অতো বিস্তারিত জানে না। একটা নুন্যতম জ্ঞান আর নিজের মনোদৃঢ়তা নিয়ে ব্যবসা করে সফল হয়েছেন। এর মানে এই নয় যে, না জানলেও চলবে। জানতে হবে তবে তার চেয়ে বড়ো ব্যাপার হলো মাইন্ড সেট করা। মাইন্ড সেট করার বিষয়টা হলো নিন্মরুপ
১. আমি অবশ্যই একজ ন উদ্যোক্তা হিসেবে সমাজে নিজেকে প্রতিষ্ঠা করব।
২. আমি কি জন্য পেশা হিসেবে ব্যবসায়িক উদ্যোগ গ্রহণ করব। কারণটা আমার কাছে পরিষ্কার জানা থাকতে হবে।
৩. আমি যে লক্ষ্যস্থির করবে সেটাতে পৌঁছাতে দৃঢ়কল্প হবো।
৪. গব সময় আমি কিছুনা কিছু কাজ করে নিজের কাজকে এগিয়ে রাখব।

লিডারশীপ ও টিম ওয়ার্ক
একজন উদ্যোক্তা যেমন একজন লিডার তেমনি তিনি তার টিমের একটা অংশ। তাই লিডারশীপ ম্যানেজমেন্ট ও টিম ম্যানেজমেন্ট দুটোই তার ভাল জানা দরকার। এই বিষয়ে তার শিক্ষা ও পরিকল্পনাগুলোও তিনি লিখে রাখতে পারেন।
অনেকসময় আমাদের মাথায় নতুন আইডিয়া আসলেও আমরা অন্যের কাঠামোতে কাজ করে সেখানে নতুন আইডিয়া খাপ খায়না বলে সেটাকে আমরা তুলে রাখি। অবশ্যই একজন উদ্যোক্তার উচিত বিচার বিশ্লেষনের মাধ্যমে তার নিজের আইডিয়াগুলো কাঠামোবদ্ধ করে ব্যবসার অপারেশনে নিয়ে আসা।
তবে শুধু আইডিয়ার প্রতি দূর্বল হয়ে আবেগে পড়ে ভুল আইডিয়া নিয়ে পগে থাকাও ঠিক নয়। আইডিয়াটা কতটা গুরুত্বপূর্ণ আর আইডিয়াটা মানুষের কি সমস্যার সামাণ তকরবে এবং এই সমস্যা সমাধানের জন্য মানুষ অর্থব্যয় করতে প্রস্তুত কিনা টেসেটাও দেখতে হবে।

বড় লক্ষ্য ছোট ছোট ধাপ
খুব পরিচিত কথা। অবশ্যই স্বপ্ন বড়ো করে দেখবেন। আসলে আপনি কোথায় যেতে চান। আপনি অমুক তমুকের মতো একটা তোকান করে সেখানে থেকে মাসশেষে রুটি রুজির ব্যবস্থা হলে চুপসে বসে দিন পার করে দিবেন। নাতি দিন মাস বছর শেষে নিজেকে আরো বড়ো জায়গায় নিয়ে যেতে চান। এই সপ্নটা আগে থেকে দেখতে হবে। স্বপ্ন বাস্তবায়নের কাজ করতে হবে। প্রয়োজনে মাঝে মাঝে ঝ’৭কিও নিতে হবে।

ধাপে ধাপে উন্নতি
যেকোনো সফলতার কিংবা পয়সায় বড়োলোক হওয়ার কোনো শর্টকার্ট রাস্তা নেই। আর যদি থাকে তাহলে সেখানে একদল ডাকাত ওঁৎপেতে বসে আছে। কারণ এরকম কোনো রাস্তা থাকলেতো সেটা অন্যকেউ এতদিনে নিয়ে নিয়েছে। আসল কথা হলো এমন কোনো রাস্তা নেই। তাই রাতারাতি টাকা বানানোর ধান্ধা ছেড়ে যৌক্তিক উপায়ে অগ্রসর হতে হবে।

নিজের সঙ্গে প্রতিযোগিতা
এটা ব্যবসা বাণিজ্যের ক্ষেত্রে সব সময় প্রযোজ্য। তবে এখাে ন কখনো কখনো প্রতিযোগির সাথে টেক্কা দিতে হয়। তা স্বত্তেও এখানেও নিজের সাথে প্রতিযোগিতার মাধ্যমে একটা মানুষ তার স্বপ্নকে ছুতে পারে, প্রত্যাশার চেয়ে বেশী কিছু পেতে পারে কিংবা তার আশপাশের অন্যদের চেয়ে এগিয়ে যেতে পারে।
আপনার ব্যবসার জন্য যদি আপনি মাসে ৫% গ্রোথ সেট করেন। তাহলে ৫ বছর পর ব্যবসাটা ৫ গুনের বেশী বড়ো হবে। এটা সত্যযে সব ব্যবসার ক্ষেত্রে এটা প্রযোজ্য না হতে পারে। সব সময় ও ব্যক্তির জন্য না হতে পারে। কিন্তু এটাতো সত্য এরচেয়ে বেশী প্রবৃদ্ধিতেও পৃথিবীতে বা আমাদের দেশে ব্যবসা হচ্ছে।
ঊাংলাদেশের ২০ বড় কোম্পমানির মালিকের ইতহাস ঘাটুন। তারপর দেখেন তারা যেভাবে আজ শত হাজার কোটি টাকার মালিক হয়েছে। সেটাতো এরকম আরো বেশীগুল প্রবৃদ্ধির মাধ্যমে প্রনিতিয়ত নিজেদের ছাড়িয়ে যাওয়ার কারণেই হয়েছে।